管理会社との良好なコミュニケーションをとるためのポイント

物件を所有して、既に賃貸経営をしている大家さんの中には、管理する時間を確保できないことを理由に、管理会社に委託している人も珍しくありません。

特に、サラリーマン大家さんの場合は本業が忙しく、管理のための時間ばかりだけでなく、管理会社とコミュニケーションを取り合う時間を確保することすら難しい場合もあるでしょう。しかし、管理を委託した場合には、管理会社とコミュニケーションを取り合うことが大切とされています。

では、なぜ管理会社とコミュニケーションをとることが大切なのでしょうか。主な理由は以下の2つです。

・問題の早期発見

・マネジメントがしやすい

それぞれ見ていきましょう。

管理会社とコミュニケーションを定期的に取っているということは、運用している物件の情報共有がしっかりできている状態です。

例えば、物件の家賃が周辺の相場より高いという状況を大家さんと管理会社の両方が把握していて空室が生じた場合には、速やかに家賃の減額といった対応を練ることが可能です。

このように早期発見につなげられるということは、それだけ対策が打ちやすくなるだけでなく、すぐに対応できるようになるため、状況の悪化を防げるようになるでしょう。

物件の管理を管理会社に任せきりの場合には、物件がどんな状況なのか把握しづらいものです。例えば、遠方に物件を所有している場合には物件を見に行けず、情報を収集することが難しいため指示が出しづらいと言えます。

しかし、定期的にコミュニケーションを取ることで、物件の入居状況や劣化状況などを把握でき、家賃減額や修繕を的確なタイミングで指示しやすくなります。安定した賃貸経営を続ける上でもコミュニケーションは重要です。

安定した賃貸経営を行うには、管理会社とのコミュニケーションが大切だということが分かりましたが、コミュニケーション不足になるとどうなるのでしょうか？管理会社とのコミュニケーションが不足すると以下の負のスパイラルが生じる可能性があります。

・問題発見が遅れる

・入居者の不満が増える

・空室が増える

・キャッシュフローが悪化する

・大家さんの管理会社への不満が募る

それぞれの項目について見ていきましょう。

管理会社とのコミュニケーションが不足していると、物件に関する報告がリアルタイムで行われにくくなり、その結果、物件に問題が生じていても、報告に遅れが出てしまう可能性があります。報告を受けるのが遅くなってしまうと、当然ながら対応も遅くなってしまうため、物件に生じた問題が悪化しかねません。

管理会社とのコミュニケーションが不足することによって問題発見が遅れるということは、どのような問題が生じるのでしょうか？例えば、入居者からのクレームがあった場合には、入居者は問題に対して早急な対応を求めているにもかかわらず、大家さんに情報が伝わりにくいので問題への対応が遅れます。

その結果、「家賃を支払っているにもかかわらず、しっかりと対応してくれない物件だ」と、入居者の不満が増えることになってしまいます。

問題発見が遅れて入居者の不満が許容範囲を超えた場合は、どのような問題が生じるのでしょうか？例えば、騒音や異臭などで近隣に迷惑をかけている入居者に対するクレームが生じているにもかかわらず、対応が遅れた場合には入居者の不満がピークに達し、退去へとつながる可能性があります。

退去者が続き物件の空室が目立つようになると、物件の評判が落ちて入居者がなかなか現れなくなるので注意が必要です。

入居者の不満の増加とともに退去者が増加して空室が目立つようになると、安定した家賃収入が得られなくなります。そうなると、家賃収入でのローン返済が困難になるため、貯金や給与から返済を続けるなど、キャッシュフローが悪化しかねません。

管理会社の管理が疎かになることが原因で空室が生じ、物件の状況が悪化してキャッシュフローも悪化している場合は、大家さんの管理会社に対する不満が募ります。

大家さんは、管理会社に管理を委託する際に管理委託費という報酬を支払いますが、大家さんが報酬を支払っているにもかかわらず、管理会社が契約内容を履行していない場合は、大家さんと管理会社の信頼関係が破綻して契約解除につながってしまうでしょう。

これらの負のループが生じたのは、大家さんと管理会社が積極的なコミュニケーションをとっていなかったのが主な原因です。たとえば、空室が出たときの原因や入居者からのクレーム内容などを双方が共有できていれば、以降の負のループを断ち切れたと言えます。

そのため、大家さんと管理会社との間の活発なコミュニケーションは、問題の早期改善につながる重要なポイントです。

安定した物件の運用を行うには、大家さんと管理会社の間の活発なコミュニケーションが重要ですが、良好な関係を築けていないとそれは生まれません。では、どうすれば管理会社と良好な関係を築けるのでしょうか？以下の5つの方法で、必ずしも良好な関係を築けるというわけではありませんが、最低限やっておくことをおすすめします。

・管理会社に顔を出す

・意見交換を頻繁に行う

・定期的にレポートを送ってもらう

・管理会社に裁量を与える

・飲み会や接待の場を設ける

それぞれの方法について見ていきましょう。

入居者との契約関係の手続きも郵送で行われることがほとんどであるため、管理会社との関わり合いは電話や書類のやり取りのみになることも多いでしょう。

しかし、電話などのやり取りでは物件の状況が伝わりきらない可能性もあるため、たまには管理会社を訪れて互いの顔を見ながら話し合うのも、関係性を築く1つの手段と言えます。

管理会社の担当者にとっては複数管理している物件の1つの大家さんというポジションであるため、少しでも担当者に覚えていてもらうことが重要です。

管理会社に管理を委託することで賃貸経営の手間を省けますが、完全に任せきりでは、「何も文句を言わない大家さん」と認識されてしまいます。そのため、頻繁に意見交換を行うなど、自分も管理に参加しているという姿勢を見せることが大切です。

しかし、意見交換を頻繁に行いすぎると、担当者の業務効率を下げてしまう原因になるので注意しなければなりません。無駄な連絡を避けながら、有意義な意見交換を行うよう意識しましょう。

大家さんのなかには、管理会社に顔を出したり意見交換を頻繁に行ったりすることが苦手な方もいれば、忙しくて意見交換を行う時間を確保できない方もいます。そのような大家さんの場合、定期的にレポートを送ってもらうという方法も良好な関係を築く1つの手段です。

全く意見交換などが行われないと、管理会社と大家さんとの関係が疎遠になってしまいますが、定期的にレポートを送ってもらうと、そのレポート内容をきっかけに意見交換へとつながる可能性があるほか、定期的なレポート作成で物件の印象が担当者の頭に残りやすくなるでしょう。

管理会社の担当者が一度大家さんに確認をとってから行動に移すという流れでは、円滑な運用につながらない可能性があります。そのため、管理会社に裁量を与えておくことも重要です。

例えば、「家賃は〇円、敷金は△円まで下げても問題ない」「フリーレントにも応じる」などです。これらの裁量をあらかじめ不動産会社の担当者に与えておけば、無駄な連絡を防いで円滑な業務遂行につなげられるでしょう。

大家さんと管理会社の担当者は、「仕事を依頼した人と請け負った人」という関係性であるため、距離感を縮めたいと思ってもなかなか簡単には縮まらない可能性があります。

そこで、担当者との距離を縮める目的で飲み会や接待の場を設けることも1つの手段です。接待の場を設ければ、管理会社にいる時になかなか話せないような話をしやすくなるため、より双方の本音を伝えやすくなります。

しかし、距離感を縮めることが期待できる一方、飲み会や接待の回数が減ったなどの理由で管理が疎かになることがないように注意しなければなりません。また、友達感覚ではなく、あくまでも「仕事を依頼した人と請け負った人」という関係性を忘れないようにしましょう。

物件が遠方にある場合には、簡単に管理会社に顔を出したり飲み会や接待の場を設けたりできません。そのような場合は、電話で物件の状況をヒアリングしたり定期的にレポートを送ってもらったりといったコミュニケーション方法が考えられます。

物件が遠方にある場合には管理会社にすべてを任せがちになるため、管理会社からの連絡がなければ物件情報を全く把握できません。安定した運用を行っていくためにもしっかりと管理会社とコミュニケーションをとることを心がけましょう。

管理会社とのコミュニケーションの重要性についてお伝えしてきました。管理を委託する場合は、管理会社にすべてを任せてしまうのではなく、大家さん自身もコミュニケーションを通じて、管理業務に参加していかなければなりません。

賃貸経営の管理業務はキャッシュフローと直結するものです。管理会社とのコミュニケーションも賃貸経営にかかわる業務のひとつとして認識し、日頃の感謝の気持ちを伝えることも忘れずに、良好な関係を築けるよう、大家さん側から積極的にアプローチしていきましょう。